KPU, Bawaslu dan pemkot tandatangani tertip kearsiapan.[wiwit agus pribadi/bhirawa]
Kota Probolinggo, Bhirawa
Wakil Wali Kota Mochammad Soufis Subri mencanangkan gerakan tertib kearsipan bagi seluruh perangkat daerah di lingkungan Pemerintah Kota Probolinggo. Pencanangan ini ditandai dengan penandatanganan kerjasama tertib kearsipan antara Pemerintah Kota Probolinggo dengan KPU dan Bawaslu setempat.
Hal yang lebih membanggakan, sesuai evaluasi hasil audit pengawasan kearsipan internal 2019, kinerja penyelenggaraan kearsipan di Pemerintah Kota Probolinggo mendapat apresiasi dengan menduduki peringkat ke-12 se Indonesia (nilai 82,5), dan peringkat ke-3 di Jawa Timur dengan perolehan nilai 82,39.
“Mungkin arsip tidak menjadi hal yang seksi, seperti menangani infrastruktur. Tetapi arsip ini sangat penting, bukan hanya dibutuhkan saat terakhir tetapi sejak awal dibutuhkan sebagai frame sebuah kota. Tepatnya, bagaimana Kota Probolinggo dibangun sejak kali pertama,” ujar Wawali Subri, Rabu 13/11.
“Arsip punya kekuatan dan dimensi lain. Bukan dibutuhkan di akhir tapi memberi gambaran roadmap kota. Bahkan karena kekuatan arsip bisa memenangkan gugatan di pengadilan,” imbuh pria yang berlatarbelakang insinyur.
Wawali menambahkan, OPD (Organisasi Perangkat Daerah) harus peduli terhadap keselamatan arsip yang berusia lama dan rentan rusak. Kerusakan bisa terjadi karena salah penyimpanan, bencana alam, dimakan serangga atau sebagainya. Arsip-arsip tersebut perlu diselamatkan dan dibenahi melalui restorasi.
Restorasi yaitu proses merekatkan dan menambal bagian arsip rusak dengan bahan tertentu yang mampu melindungi arsip dalam kurun waktu 20 tahun ke depan. Contoh pembenahan arsip yang sudah dilakukan di Kota Probolinggo adalah buku kerawangan/letter C kelurahan. “Informasi yang saya dapatkan, sudah 22 kelurahan yang melakukan restorasi arsip,” lanjut Subri.
Bahkan masyarakat pun meminta petugas Dinas Perpustakaan dan Kearsipan merestorasi kartu keluarga, KTP, akta kelahiran, sertifikat tanah dan surat berharga lainnya. “Manfaatnya sangat besar terutama dalam mengamankan arsip dalam jangka waktu yang lama,” jelas wawali Subri.
Plt Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Probolinggo, Paeni mengungkapkan tujuan kerjasamanya dengan Bawaslu dan KPU. “Untuk melindungi dan menyelamatkan arsip pemilu sebagai arsip negara dari kehilangan atau kerusakan dari pihak tidak bertanggungjawab. Proses pendampingan pada KPU dan Bawaslu masih berlangsung,” tuturnya.
Kepala Bidang Penyelamatan dan Pendayagunaan Kearsipan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur Tidor Arif Triyawan berharap, kinerja penyelenggaraan kearsipan semakin lama semakin maju. Baiknya kinerja ini mengindikasikan ada kepedulian dan komitmen menuju tertib arsip pemerintahan yang modern.
“Karena pemerintahan yang modern itu indikatornya penyelenggaraan administrasi yang baik. Penyelenggaraan administrasi yang baik ditopang dengan penyelenggaraan kearsipan yang baik. Komitmen ini kita jaga bersama-sama,” ujar Tidor yang salut akan banyaknya jumlah fungsional arsiparis yang mencapai 19 orang di Pemkot Probolinggo.
Tidor mengaku, baru kali pertama dilaksanakan penandatanganan MoU antara Pemerintah Daerah dengan KPU dan Bawaslu. “Ini inovasi yang harus diapresiasi. Dan, keberhasilan Pemerintah Kota Probolinggo sudah ada restorasi arsip sejak tahun 2015. Mudah-mudahan inovasi ini ditindaklanjuti kota/kabupaten lain, melakukan penyelamatan arsip dan pencanangan gerakan sadar tertib arsip,” jelas Tidor.
Wali Kota Probolinggo, Hadi Zainal Abidin, beserta jajarannya berkunjung ke Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) dalam rangka konsultasi pembangunan depo arsip. Deputi Bidang Informasi dan Pengembangan Sistem Kearsipan, Imam Gunarto saat menerima kunjungan menyatakan, keberadaan depo arsip atau ruangan khusus harus ada untuk aset di Kota Probolinggo, tandas wawali Subri.
Pihak Dinas Arsip dan Perpustakaan Kota probolinggo menyampaikan, urgensi dari pembangunan depo arsip adalah agar tempat penyimpanan arsip lebih kuat, baik, serta rapi. Terkait dengan penyimpanan arsip, terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan, yakni arsip sebagai akuntabilitas, arsip sebagai kebanggaan yang bisa diperkaya dan bisa disinergikan dengan museum atau tempat budaya, serta arsip dapat di-monetizing, paparnya.
Seperti yang disampaikan Imam Gunarto bahwa manajemen pemerintahan, khususnya di bidang kearsipan sudah mengarah ke sistem digitalisasi. ANRI sebagai lembaga kearsipan nasional ditugaskan untuk menerapkan system pemerintahan berbasis elektronik (SPBE) di bidang kearsipan. Tahun depan, SPBE di bidang kearsipan sudah wajib diterapkan, tambah Subri.(Wap)
