Kepala Pusat Akreditasi Kearsiapan Rudi Anton, SH, MH saat memberikan materi sosialisasi kearsipan di Hotel Aria Malang, Senin (27/11) kemarin.
Kota Malang, Bhirawa
Kepala Pusat Akreditasi Kearsipan Nasional Republik Indonesia Rudi Anton, SH, MH, mengtakan berdasarkan audit kearsipan yang telah dia laksanakan menunjukkan sebanyak 85 % pelaksanaan kearsipan di Kota Kabupaten seluruh Indonesia masih buruk.
Ia menyatakan, jika tugas kearsipan belum dilakukan oleh pemangku kepentingan daerah, akibatnya arsip masih dianggap barang yang tidak penting. Bahkan ada yang ditugaskan di bagian kearsipan merasa terbuang.
“Saya kira pemahaman arsip itu harus mulai diubah, jangan lagi beranggapan apabila ada Aparatur Sipil Negara (ASN) yang ditempatkan dibagian arsip itu merupakan orang buangan, itu adalah pemahaman yang salah. Karena arsip memiliki peranan yang sangat penting,” tutur Rudi Anton disela-sela sosialisasi Akreditasi Kearsipan di Hotel Aria Gajayana Senin 27/11 kemarin. Selain itu, masing-masing kepala daerah, juga masih belum memperhatikan soal keasrispan. Seharusnya persoalan ini tidak boleh di abaikan. Karena keberadaan arsip sangat penting.
Ia menyatakan, jika keberadaan arsip ini, bisa menjadi alat penyelamatan aset. Arsip juga diperlukan untuk pelayanan publik. Salain itu, untuk alat bukti hukum, dan penting untuk pewarisan memori kolektip bangsa, dalam hal ini pemerintah daearah. Karena itu, pihaknya mendorong masing-masing daerah, untuk menyiapkan kebijakan, khusus yang berkaitan dengan arsip. Kebijakan tersebut bisa diwujudkan melalui dibuat peraturan daerah, baik berupa Peraturan Gubernur, Peraturan Wali Kota dan Peraturan Peraturan Bupati.
“Ini sangat penting, pelaksanaan arsip itu bisa maksimal jika ada peraturan dari Pemerintah daerah. Nah dari aturan itu, pemerintah daerah akan terdorong untuk menyiapkan tempat arsip yang layak,”tukasnya. Pihaknya juga menyampaikan, bahwa sejauh ini tenaga asiparis di Indonesia masih sangat kurang. Setidaknya di setiap Oraganisasi Perangkat Daerah (OPD) ada lima petugas arsip.
Idealnya dibutuhkan 140.000 petugas arsip di Iindonesia, saat ini, masih ada 3800. “Jadi masih jauh dari harapan, makanya perlu didorong adanya kebijakan, yang mampu menggerakan menggerakan tenga fungsional , menjadi arsiparis, atau mengangkat tenaga kontrak, ” imbuhnya. Pihaknya menyatakan, kondisi kearsipan di Indoensia , hanya di Jawa Timur yang paling baik. Sementara di daerah lain, khususnya di Indonesia bagian timur, pelaksanaan kearsipan masih sangat buruk.
Jawa Timur tambah dia, memiliki lima daerah yang arsipnya dalam kategori baik, Kabupaten Malang, Kota Probolinggo, Kabupetan Probolinggo, Surabaya dan Kabupaten Tuban.
“Yang lain ada, tapi yang seperti di Jawa Timur tida ada, rata-rata satu Provisnya hanya ada satu daerah, yang nilainya kearsipanya baik. Kabupaten Barito di Kalimatan Timur, Kota Tangareng Banten, Purworejo di Jawa Tengah,” imbuhnya, sembari menambah jika di Jawa Timur, secara ansional sudah memimpin dalam penilaian. Pihaknya juga menghimbau kepada kepala OPD, untuk tidak menumpuk arsip dalam ruangan. Di dalam ruangan kepala OPD hanya ada kertas yang harus ditandatangani, sementara arsip harus langsung deserahkan kepada patugas arsip.
“Banyak kasus arsip dinas dibawa pulang pejabat saat yang bersangkutan pensiun. Makanya itu tidak boleh terjadi, tertip arsip tidak ada lagi pejabat yang pegan arsip. Cukup stafnya di sentral file,”tukasnya.
Selanjutnya setiap Minggu ada staf yang mengumpulkan arsif, dan di input, ke komputer. Setiap saat dibutuhkan, bisa langsung klik dan ditemukan tempat arsip yang dimaksud. Bahkan bisa dipantau melalui aplikasi android. Sementara itu, Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur Drs. Sudjono MM, menabahkan pihaknya akan berupaya untuk terus melakukan pembinan kearasipan. Pembinaan itu, dilakukan disemua daerah bahkan ada pembinaan di perpustaan dan arsip Pondok Pesantren dan kelurahan. [mut]
