Sosialisasi penjagaan arsif vita di Hotel Savana Rabu 21/2 kemarin.
Kota Malang, Bhirawa
Arsip vital merupakan informasi terekam baik dalam bentuk media kertas maupun non kertas yang sangat penting sekali (essential ) keberadaannya
untuk kelangsungan hidup organisasi. Karena itu penataan Arsip vital mutlak dilakukan. Plt. Kepala Dinas Perpustakaan dan Arsif Kota Malang Abdul Malik, disela-sela sosialisasi penataan arsip vital dihotel Savana, Rabu 21/2 kemarin mengutarakan bahwa Arsip vital, mempunyai peranan penting
melindungi hak kepentingan organisasi, instansi dan perseorangan atau pihak-pihak yang berkepentingan lainnya.
Oleh karena sifatnya yang sangat penting, arsip vital harus memperoleh perlindungan khusus terutama dari kemungkinan musnah, hilang atau rusak.
Atas dasar itu pula, Dinas Perpustakaan Umum dan Arsip Kota Malang menggelar Sosialisasi Penyelamatan Arsip Vital Perangkat Daerah di Lingkungan Pemerintah Kota Malang.
Abdul Malik menyampaikan bahwa arsip yang tercipta secara garis besar terbagi menjadi dua, yakni arsip biasa dan arsip vital. Arsip biasa adalah arsip yang semula penting, akhirnya tidak digunakan dan hal ini tidak akan berpengaruh terhadap kelangsungan sebuah organisasi.
Arsip vital yaitu arsip yang sangat dibutuhkan oleh organisasi karena jika arsip ini hilang akan berakibat terhentinya kegiatan organisasi, dan organisasi tidak akan mampu menyusun kembali rekaman informasi yang dapat diterima.
“Mengingat pentingnya keberadaan arsip vital maka arsip vital harus memperoleh perlindungan, pengamanan, dan penyelamatan dari kemungkinan musnah, hilang dan rusaknya informasi ataupun fisik arsip” jelas Malik.
Upaya penyelamatan arsip vital, lanjutnya, mencakup perlindungan terhadap bencana pada umumnya seperti kebakaran, air, sinar matahari, debu, serangga/binatang, pengerat/asam, kelembaban yang berlebihan. Selain melindungi arsip dari bencana lingkungan, arsip perlu dilindungi dari bahaya manusia, misalnya pencurian fisik maupun informasinya, salah letak dan penempatan dan juga akses yang tidak sah. Tujuan dari perlindungan arsip vital adalah untuk melindungi informasi yang esensial yang terkandung dalam arsip. Untuk itu perlu adanya perlindungan secara benar terhadap arsip ini.
Perlindungan, pengamanan, dan penyelamatan arsip vital dapat dilakukan dengan cara pengolahan arsip vital yang terprogram secara sistematis mulai dari identifikasi arsip vital dari organisasi, prosedur penyimpanannya, dan prosedur perlindungannya.
“Apresiasi positif saya sampaikan atas terselenggaranya kegiatan ini; selain memberikan pengetahuan dan pemahaman kepada perangkat daerah terkait penyelamatan arsip vital organisasi perangkat daerah,”tuturnya.
Namun sebagai daya dorong bagi perangkat daerah untuk berupaya meningkatkan dan menyempurnakan sistem kearsipan serta perhatian yang maksimal agar keberadaan arsip dapat berfungsi sebagaimana mestinya seperti berdaya guna dan berhasil guna.
“Tentu hal ini akan dapat membawa keberhasilan perangkat daerah dalam menyelenggarakan tugas di bidang pemerintahan, pembangunan dan kemasyarakatan secara baik” tambahnya.
Tujuan dari pelaksanaan kegiatan tersebut adalah untuk menambah pengetahuan dan petunjuk bagi instansi Organisasi Perangkat Daerah di Lingkungan Pemerintah Kota Malang dalam mengelola, melindungi, mengamankan, menyelamatkan dan memulihkan arsip vital kemungkinan
kerusakan, kehilangan dan kemusnahan.
“Harapannya bagi Perangkat Daerah kedepan mampu melindungi, menyelamatkan dan pemulihan dokumen/arsip Vital Negara secara terprogram” tutupnya. [mut]
