Antisipasi Bencana, Akta Catatan Sipil Didigitalilisasi

3-Kadispendukcapil Kota Surabaya, Suharto Wardoyo saat memantau proses scanning akta menggunakan alat E-Lampid, Selasa (102). geh.Surabaya, Bhirawa
Dispendukcapil berencana mendigitalisasi semua dokumen catatan sipil yang diterbitkannya. Upaya ini sebagai bentuk mempercepat layanan catatan sipil terutama terkait kebencanaan.
Memang peristiwa jatuhnya pesawat Air Asia QZ8501 tampaknya membuat Pemkot Surabaya kerja ekstra. Sebagaimana saat tragedi Air Asia lalu, banyak warga Surabaya yang satu keluarga sekaligus menajdi korban.
Hal itu membuat pengurusan dokumen catatan sipil cukup ribet. Misalnya ada korban yang membutuhkan akte kelahiran, namun, karena satu keluarga yang menjadi korban, maka pencarian dokumen itu kesulitan.
” Kita mencari satu persatu dokumennya yang kita arsipkan. Nah mencarinya itu butuh waktu lama, karena harus membuka satu per satu,” tutur Suharto Wardoyo Kepala Dispendukcapil Kota Surabaya saat dikonfirmasi Bhirawa, (10/2).
Pencarian itu dilakukan manual dan dicari berdasarkan tahun terbitnya akta tersebut. Akan tetapi ternyata pencarian itu memakan waktu yang lama. Untuk itu, Anang sapaan akrabnya dan tim melakukan inovasi agar mulai tahun ini semua berkas akta catatan sipil didigitalisasikan. Miulai dari akta kelahiran, akta pernikahan, akta perceraian dan akta kematian.
Anang menyebutkan bahwa saat ini sudah ada 11.793 pengurusan akte yang discan untuk digitalisasikan di Dispendukcapil. Meski digitalisasi, tapi hard kopi dokumen tetap akan diarsipkan oleh Dispendukcapil.
Sejauh ini, pihaknya menyampaikan, semua dokumen akta catatan sipil tersimpan di ruang khusus kantor Dispendukcapil. Dalam ruang itu, masih tersimpan dokumen catatan sipil mulai dari yang pertama kali diterbitkan yaitu tahun 1837.
“Semua masih tersimpan di sini, bahkan masih berbahasa Belanda, masih ada arsipnya,” imbuhnya sambil membacakan arsip dengan bahasa Belanda.
Meski tersimpan rapi, ada beberapa resiko yang membuat Dispendukcapil memutuskan untuk membuat digitalisasi akta catatan sipil. Yang pertama karena pencarian manual memakan waktu lama, kedua karena dokumen kertas mudah rusak. Dan jika terjadi kebaran atau pun banjir, maka resiko dokumen hilang tidak bisa dianggap remeh.
” Makanya kita harap scan akta catatan sipil ini menjadi solusi yang terbaik untuk menghilangkan kemungkinan-kemungkinan terburuk,” tambahnya.
Saat ini memang yang discan adalah penduduk yang mengurus akta baru. Tapi dalam tahun ini, akta mulai tahun 2010 ke depan akan juga diproses untuk digitalisasi. Dengan begitu, jika ada kepentingan pencarian dokumen, maka tinggal memasukkan nomor induk akta maka dokumen akan muncul dengan sendirinya.
” Sebenarnya ini budaya cagar budaya kita serta perintah Bu Wali terkait banyak keluarga korban minta akta pendudukan,” tutur Anang yang pernah les privat bahasa belanda ini. (geh)

Keterangan Foto : Kadispendukcapil-Kota-Surabaya-Suharto-Wardoyo-saat-memantau-proses-scanning-akta-menggunakan-alat-E-Lampid-Selasa-102.-[geh/bhirawa].

Tags: