Kabid Penyelamatan Dan Pendayagunaan Arsip Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur Tidor Arif. T. Djati saat memberikan materi kepada peserta Bimtek Kearsipan.
Kota Malang, Bhirawa
Wakil Wali Kota Malang Sutiaji menjelaskan arsip sangat penting dan memiliki peranan vital pada sebuah organisasi. Bahkan kemajuan organisasi salah satunya ditentukan oleh bagiamana mengarsipkan seluruh kegiatannya.
Pernyataan tersebut, disampaikan Sutiaji, saat menghadiri acara bimbingan teknik kearsipan yang diselenggarakan oleh Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Malang di Hotel Savana, Selasa (21/3) kemarin.
Menurut Wawali, di seluruh satuan kerja perangkat daerah (SKPD), memiliki kewajiban untuk mengarsipkan kegiatannya. Bisa jadi asrip yang disimpan itu dikemudian hari dibutuhkan oleh masyarakat.
“SKPD manapun tidak bisa lepas dari arsip, makanya kami berharap Bimbingan Teknik ini, menjadi salah satu pelecut, dan semangat seluruh Aparatur Sipil Negara (ASN) untuk lebih meningkatkan pernannya dan kemampuanya dalam mengarsipkan kegiatan,”tutur Sutiaji. Meski dia yakin, setiap kegiatan yang dilakukan oleh SKPD tidak lepas dari arsip, tetapi melalui kegiatan ini, ia optimis kemampuan dan perhatian para ASN akan lebih meningkat lagi. Sebab dari arsip yang ada menunjukan kepampuan dan kinerja masing-masing SKPD. Namun yang tidak kalah pentingnya ujar Wakil Wali Kota yang jua seorang ustadz ini, adalah kehati-hatian dan ketelitian para petugas dilapangan sangat dibutuhkan. Sebab jika ada yang salah bisa berakibat fatal.
“Dulu pernah ada seorang ketua RT di Malang ini, berurusan dengan hukum lantaran, salah dalam mengarsipkan surat. Ini jangan sangan sampai terjadi makanya para petugas harus teliti,” imbuhnya.
Pihaknya menyatakan, sampai saat ini masalah arsip masih banyak yang tidak diutamakan. Padahal untuk mengahsilkan kinerja yang bagus itu harus ditunjang dengan proses yang bagus dari sisi administrasinya.
“Pekerjaan itu bukan hanya hasilnya yang bagus, tetapi prosesnya juga harus diperhatikan, sehingga ada sinergi. Hasilnya bagus tetapi prosesnya salah sangat mudah memantik persoalan dimasyarakat. Makanya semuanya harus bagus,” tukasnya.
Ia lantas menyatakan bahwa, proses kerja yang bagus sangat dianjurkan oleh Islam. Bahkan setiap kesepakatan dalam satu pekerjaan harus di catat. Ini untuk memastikan bahwa prosesnya sudah melalui mekanisme yang benar.
Ditegaskan Wawali, pengarsip tidak hanya di Perpustakaan, tetapi setiap SKPD harus sudah manta arsipnya. Sehingga pada saatnya diserahkan ke Bidang Arsip di Dinas Perpustakaan, tidak ada yang bermasalah.
Sementara itu, Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Joko Yuwono, menambahkan, Bimtek ini, sangat penting, untuk memastikan bahwa arsip itu tetap terjaga disemua SKPD di Kota Malang. Karena itu, pihaknya mengundang seluruh SKPD untuk mengikuti Bimtek, sehingga mereka bisa menata arsip sejak dari pengelolaan pertama hingga dalam waktu tertentu untuk dikelola di Dinas Perpustakaan dan Arsip.
“Setelah Bimtek ini, bagi yang membutuhkan akan dilakukan pendampingan. Kami siap mendampingi mereka untuk menata arsipnya. Meskipun jumlah tenaga arsip di tempat kami masih terbatas,” imbuhnya. [mut]
