Aset Negara Dalam Setumpuk Arsip!

Arsip merupakan sumber yang penting dalam mengambil keputusan di suatu lembaga karena sebuah arsip bukan hanya sekedar tumpukan kertas yang tak berarti, namun arsip merupakan bagian dari aset negara dan daerah. Faktanya, manfaat arsip belum sepenuhnya di pahami oleh suatu lembaga atau organisasi dalam menjalankan pelayanan masyarakat, padahal sebuah arsip negara memiliki kekuatan hukum yang dapat mempertahankan sebuah aset negara.

Banyak lembaga yang lalai akan penyimpanannya, meskipun pada saat ini digitalisasi itu penting tetapi untuk arsip berbeda. Penyimpanannya harus berbeda dari dokumen-dokumen biasa, digitalisasi bukan hal yang dianggap memudahkan dalam penyimpanan arsip. Suatu daerah harus memiliki tempat tersendiri untuk penyimpanannya.

Suatu lembaga harusnya banyak belajar dari perusahaan internasional, yang mana mereka sangat memperhatikan penyimpanan Kearsipannya bahkan banyak yang menggunakan sistem ruang rahasia untuk penyimpanan. Perusahaan sekelas google saja memiliki ruang penyimpanan arsip sendiri meskipun mereka sadar bahwa mereka menggunakan sistem digital. Atau belajar dari Perusahaan Exxon mobil, yang membuat ruangan khusus dan megah utnuk arsipnya. Perusahaan multi nasional sangat memperhatikan arsipnya karena mereka tahu informasi Aset dan sejarah perusahaan tersimpan disitu.

Pengelolaan arsip pada lembaga dianggap sepele karena jarang di perhatikan. Padahal pada kasus pemberantasan korupsi hal utama yang dicari oleh lembaga KPK adalah sebuah arsip, karena di dalamnya merekam semua yang terjadi dan seluk beluknya ada di dalamnya. Apabila arsipnya tidak karuhan otomatis sulit untuk menemukan seluk beluknya.

Kearsipan adalah Records Management yang merupakan sistem yang dikembangkan guna mengatasi masalah yang menyangkut informasi untuk mempermudah penyimpanan dan pencarian kembali suatu informasi bagi organisasi. Karenanya negara harus memperhatikan itu.

Rikha Amalia
Administrasi Publik Universitas: Muhammadiyah Sidoarjo

Rate this article!
Tags: