Pustakawan Utama Drs Supratomo MM dan Kadis Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jatim Ir Tiat S Suwardi MSi saat menyaksikan kegiatan pemusnahan arsip
Sesuai Aturan dan Prosedur, Tidak Perlu Takut Musnahkan Arsip
Surabaya, Bhirawa
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur menggelar kegiatan rapat teknis pemusnahan arsip perangkat daerah yang memiliki retensi di bawah 10 (sepuluh) tahun.
Kegiatan yang diselenggarakan pada Selasa (10/8/2021), sebagai penguatan pemahaman pelaksanaan pemusnahan arsip dan penyelamatan arsip. Upaya tersebut penting agar perangkat daerah di lingkungan pemerintah daerah di Jawa Timur dalam melaksanakan pemusnahan arsip benar-benar taat prosedur dan peraturan.
“Saya berharap lembaga kearsipan provinsi dapat menjadi center of excelence dari proses pelaksanaan pemusnahan arsip yang sesuai dengan prosedur,” pesan Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur Ir Tiat S. Suwardi, Msi saat membuka acara.
Menurut Tiat S Suwardi, pemusnahan arsip adalah salah satu program untuk mengurangi volume arsip yang sudah tidak bernilai guna apapun dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan JRA, sehingga terwujud efisiensi dan efektifitas dalam penyelenggaraan kearsipan di perangkat daerah pencipta arsip.
“Pemusnahan arsip harus dilakukan dengan hati-hati dan sesuai prosedur, karena terkait dengan penghapusan barang bukti. Itu sebabnya mengapa berkas administrasi yang dihasilkan dalam proses pemusnahan arsip harus disimpan sebagai arsip,” jelasnya lagi.
Sebelumnya, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur pada, Selasa (3/8/2021) melaksanakan kegiatan pemusnahan arsip di Kantor Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur Jl. Jagir Wonokromo 350 Surabaya. Arsip yang dimusnahkan merupakan arsip inaktif yang tercipta tahun 1995 – 2002 oleh Kantor Arsip Daerah dan Badan Arsip Provinsi Jawa Timur sejumlah 90 berkas ( 0,8 ML).
Kegiatan dibuka oleh Pustakawan Utama Drs Supratomo, MSi yang sebelumnya menjabat Plt. Kepala Dinas dan Ir. Tiat S Suwardi, M.Si sebagai Kepala Dinas dan disaksikan perwakilan dari Biro Hukum Sekretariat Daerah Provinsi Jawa Timur dan Ispektorat.
“Pemusnahan arsip adalah keniscayaan yang harus dihadapi dan dilakukan oleh setiap lembaga pencipta arsip. Keniscayaan itu juga diikat oleh peraturan, norma, standar, prosedur dan kaidah (NSPK) yang berlaku. Kita dapat membayangkan bagaimana jika arsip yang tidak bernilaiguna tidak dimusnahkan tentu banyak biaya dan resiko yang di tanggung. Sebaliknya jika arsip pemerintah dimusanahkan tanpa mengikuti peraturan dan prosedur tentu juga menimbulkan resiko kehilangan identitas dan jati diri bangsa,” kata Supratomo saat memberi sambutan. Selain itu juga resiko hukum yang dihadapi jika memusnahkan arsip tanpa prodeur dalam Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan menyebutkan bahwa pemusnahan arsip diluar prosedur akan diancam pidana penjara paling lama 10 (sepuluh) tahun dan denda paling banyak Rp 500.juta.
“Namun kita tidak perlu takut untuk memusnahkan arsip apabila sudah sesuai dengan NSPK. Meskipun prosedur yang dilalui panjang dan lama yang penting benar dan aman dari dampak hukum,” pesan Supratomo lagi. Selanjutnya dilaksanakan pemusnahan arsip yang yang secara simbolis dilakukan oleh Kepala Dinas Ir Tiat S Suwardi, MSi dan selanjutnya dilakukan oleh para arsiparis. Sebelum kegiatan ditutup, Kadis Disperpusip Jatim juga berpesan kepada lembaga pencipta arsip agar tidak takut untuk memusnahakan arsip dan apabila mengalami kesulitan dalam prosedurnya dapat berkonsultasi dengan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan provinsi Jawa Timur. [why]
