Rapat Teknis Penyelamatan Arsip Perangkat Daerah yang Digabung/Dibubarkan yang digelar Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jatim secara daring melalui zoom meeting.
Ingatkan Penyelamatan Arsip Dampak Restrukturisasi Perangkat Daerah
Surabaya, Bhirawa
Kebijakan restrukturisasi lembaga pemerintah dan perangkat daerah, yang berdampak penggabungan maupun pembubaran lembaga sering menyisakan persoalan dalam penanganan dan penyelamatan arsip. Demikian disampaikan Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur Ir. Tiat S. Suwardi, Msi saat membuka kegiatan Rapat Teknis Penyelamatan Arsip Perangkat Daerah yang Digabung/Dibubarkan yang digelar secara daring melalui zoom meeting.
Menurut Tiat S Suwardi, masalah yang sering terjadi adalah lembaga yang menerima penggabungan tidak peduli dengan arsip lembaga yang digabung. Bahkan untuk lembaga yang dibubarkan arsip-arsipnya banyak yang terabaikan begitu saja.
“Lembaga yang digabung atau dibubarkan, sering kali hanya mau menerima limpahan tugas baru, limpahan pegawai yang terdampak restrukturisasi, limpahan prasarana dan sarana, serta potensi bertambahnya anggaran karena beban tugas dan fungsi bertambah,” jelasnya. Sikap tersebut berbeda dengan saat lembaga baru menerima limpahan untuk pengelola dan menyelamatkan arsipnya.
“Dalam situasi seperti itu arsip dianggap justru menjadi beban tambahan baru bagi lembaga yang digabung atau yang dibubarkan,” jelasnya lagi.
Dalam konteks inilah, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur perlu mengingatkan kembali penyelamatan arsip sebagai dampak penggabungan atau pembubaran melalui rapat teknis ini. Hal ini penting karena apapun kegiatan dari setiap urusan pemerintah harus selalu dapat diukur hasil dan kinerjanya melalui capaian Indikator Kinerja Kunci (IKK), tidak terkecuali dalam urusan kearsipan di daerah.
Pada setiap akhir tahun pemerintah daerah provinsi maupun kabupaten/kota dituntut akuntabilitas kegiatan dan capaian kinerjanya melalui LEPPD (Laporan dan Evaluasi Penyelenggaraan Pemerintah Daerah) dan dilaporkan kepada pemerintah pusat melalui kementerian dalam negeri.
Dalam urusan kearsipan setidaknya ada dua indikator kinerja kunci, pertama adalah tingkat ketersediaan arsip sebagai bahan akuntabilitas kinerja, alat bukti yang sah dan pertanggungjawaban nasional, dan kedua, adalah tingkat keberadaan dan keutuhan arsip sebagai bahan pertangungjawaban setiap aspek kehidupan berbangsa dan bernegara untuk kepentingan Negara, pemerintahan, pelayanan publim dan kesejahteraan rakyat
“Salah satu kunci keberhasilan penyelamatan arsip adalah ketataan kita terhadap Norma, Standar, Prosedur, dan Kaidah mutlak harus dilalui oleh setiap perangkat daerah,” tegas Tiar S Suwardi.
Kepala Bidang Penyelamatan dan Pendayagunaan Kearsipan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur Drs Tidor Arif T. Djati, MM menambahkan rapat teknis penyelamatan arsip perangkat daerah yang digabung/ dibubarkan dimaksdkan menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya untuk kepentingan negara dan masyarakat. Selain itu juga untuk meningkatkan kesadaran perangkat daerah terhadap pentingnya penyelamatan arsip.
“Kegiatan ini juga untuk membangun sinergitas dengan lembaga pencipta arsip dan meningkatkan mutu dan kualitas penyelenggaraan kearsipan menuju tertib arsip dan administrasi,” jelasnya. Hadir sebagai narasumber kegiatan Direktur Preservasi ANRI Rudi Anton, SH, MH, Arsiparis Madya ANRI Supranti, SAP, Plt. Kasi. Pengolahan Arsip Esthi Kartikaningsih.
Kegiatan yang awalnya hanya untuk lingkup Pemprov Jatim dan Kab/Kota di Jatim ternyata mengundang minat peserta dari seluruh Indonesia.
“Ini mengindasikan penyelamatan arsip ini sudah menjadi perhatian secara nasional,” ungkap Tidor lagi. [why]
