Hasil Laporan Audit Kearsipan Internal (LAKI) Jatim Tahun 2020
Surabaya, Bhirawa
Tiga organisasi perangkat daerah di lingkung Pemprov Jatim yakni Dinas Koperasi, Usaha Kecil dan Menengah, Rumah Sakit Saiful Anwar Malang dan Dinas Kesehatan mendapat penghargaan. Penghargaan tersebut diberikan karena ketiga perangkat daerah ini berhasil memperoleh nilai dengan kategori sangat baik dari hasil Pengawasan Kearsipan Internal (LAKI) Tahun 2020.
Selengkapnya, Hasil Pengawasan Kearsipan Internal pada seluruh perangkat daerah Provinsi Jawa Timur diperoleh hasil : 1 (satu) perangkat daerah kategori “A” memuaskan, 3 (tiga) perangkat daerah kategori “BB” sangat baik, 12 (dua belas) perangkat daerah kategori “B” baik, 13 (tiga belas) perangkat daerah kategori “c” cukup , 23 (dua puluh tiga) perangkat daerah kategori ” CC” kurang dan 3 (tiga) perangkat daerah kategori sangat kurang.
Penghargaan diserahkan Asisten III Sekdaprov Jatim Abimanyu pada acara Ekspose Hasil Laporan Audit/Pengawasan Kearsipan Internal (LAKI) Perangkat Daerah Jatim Tahun 2020, Rabu (17/3) kemarin.
Saat menyampaikan sambutan, Abimanyu menyampaikan pesan bahwa pengelolaan arsip merupakan salah satu hal yang sangat penting dan fundamental untuk mewujudkan penyelenggaraan administrasi pemerintahan yang efektif dan efesien.
“Pencatatan informasi yang dihasilkan dalam penyelenggaraan administrasi Pemerintahan sudah seharusnya mengikuti kaidah-kaidah atau prinsip-prinsip kearsipan, sehingga arsip digunakan tidak hanya sebagai catatan historis tetapi juga sebagai informasi,” jelasnya.
Lebih lanjut disampaikan, sebagaimana telah diatur dalam Undang-Undang 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan , bahwa setiap instansi pemerintah harus melaksanakan pengelolaan arsipnya dengan baik.
Kewajiban Perangkat Daerah sebagai pencipta arsip sesuai Pasal 42 ayat 1 Undang-Undang 43 Tahun 2009 adalah menyediakan arsip dinamis bagi kepentingan pengguna arsip yang berhak, sehingga pengelolaan arsip dinamis menjadi tanggung jawab pencipta arsip (Perangkat Daerah).
Pengelolaan arsip dinamis perlu mendapat perhatian dalam pelaksanaannya karena kualitas pengelolaan arsip dinamis akan mendukung dalam Penilaian Mandiri Pelaksanaan Reformasi Birokrasi. Lebih lanjut menurut Abimanyu, hasil pengawasan kearsipan internal tahun 2020 pada Perangkat Daerah di lingkungan Provinsi Jawa Timur secara umum masih rendah.
“Hal itu terlihat dari belum ada kepedulian dari Kepala Perangkat Daerah dalam penyelamatan arsip melalui pengelolaan arsip dinamis. Sumber daya manusia kearsipan pada perangkat daerah dirasakan kurang,” jelasAbimanyu lagi.
Berdasar data yang ada pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan jumlah arsiparis baru ada di 12 perangkat daerah (44 arsiparis), pranata / petugas pengelola kearsipan juga belum tersedia.
“Hampir semua Perangkat daerah belum mengalokasikan anggaran kearsipan dalam DPA. Sarana dan prasarana untuk penyimpanan arsip tidak diperhatikan dan masih banyak yang belum sesuai dengan standart kearsipan,” jelasnya lagi.
Ditemui di tempat yang sama Plt Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur Drs Supratomo, Msi menambahkan 3 (tiga) perangkat daerah yang mendapatkan kategori sangat baik memiliki kelebihan diantaranya telah melakukan penyusutan arsip, tersedianya SDM kearsipan (arsiparis dan pengelola arsip) dan tersedianya sarana dan prasarana pengelolaan arsip aktif dan inaktif (records center). Dalam kesempatan tersebut, secara khusus Supratomo juga berpesan bagi perangkat daerah yang berkategori cikup dan kurang untuk segera menindaklanjuti hasil rekomendasi dengan cara melakukan pengelolaan arsip dinamis penyediaan sdm dan sarana dan prasarana dukungan pimpinan serta anggaran.
“Selain itu perangkat daerah segera berkoordinasi dengan dinas perpustakaan dan kearsipan dalam rangka menyusun sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip dinamis (SKKAAD),” pesannya. [why]
