Diasuh Tim BDK Surabaya
Dr. H. Muchammad Toha, M.Si.
Aziz Fuadi, S.Sos., M.S.M.
Harian Bhirawa bekerja sama dengan Laboratorium Manajemen Sumber Daya Manusia (SDM) Balai Diklat Keagamaan Surabaya menerima konsultasi tentang manajemen SDM, mulai dari perencanaan, penempatan, pengembangan sampai dengan pemberhentian karyawan. Laboratorium ini juga mengupas tentang masalah-masalah lain yang berkaitan dengan issue Manajemen SDM, seperti motivasi, kepuasan kerja, konflik, stress kerja dan masalah lain yang dihadapi karyawan. Kirimkan surat anda melalui email ke bdk_surabaya@kemenag.go.id. Surat juga bisa dikirim ke email: harian_bhirawa@yahoo.com dengan subjek surat “Laboratorium Manajemen SDM”. Kami akan dengan senang hati menjawab surat yang anda kirimkan dan memecahkan masalah yang Anda hadapi.
Komunikasi yang Efektif di Lingkungan Kerja
Pertanyaan:
Bapak pengasuh, saya Indri dari Kediri. Saya bekerja pada sebuah lembaga pemerintah hampir 10 tahun sehingga tahu persis perilaku rekan kerja dan pimpinan di lembaga tempat saya bekerja. Akhir-akhir ini saya sering mendengar kalimat dari rekan kerja saya seperti ini: “Saya gak begitu ngoyo dalam bekerja karena pimpinan juga cuek-cuek saja, tak pernah komunikasi apalagi memperingatkan saya. Mereka sibuk dengan urusannya sendiri. Jika diperintah, dikerjakan dan jika tidak ya santai saja”. Meskipun saya sering menyarankan dia untuk mengerjakan tugasnya, namun rekan tersebut tetap saja santai dan menghabiskan waktunya hanya untuk ngobrol dengan teman yang lain. Padahal ia termasuk orang yang mampu mngerjakan pekerjaan tersebut dan bukan termasuk pegawai yang malas. Yang ingin saya tanyakan apa yang salah dengan teman saya dan bagaimana mengatasi hal tersebut? Terima kasih.
Jawab:
Ibu Indri, fenomena pegawai dengan kinerja yang rendah seringkali kita temui, baik di organisasi bisnis maupun pemerintah. Begitu banyak faktor yang menyebabkan mereka berkinerja rendah, mulai dari kompetensinya yang kurang, rendahnya motivasi, kepemimpinan yang kurang efektif, komunikasi dalam organisasi yang kurang baik atau karena kebijakan organisasi yang membuat pegawai berkinerja rendah.
Dari uraian yang Ada jelaskan, sebenarnya ada masalah yang belum terpecahkan antara rekan kerja Anda dengan pimpinan. Apa penyebabnya, hal tersebut yang tahu adalah rekan kerja Anda dan pimpinan. Jika pada awalnya rekan kerja Anda adalah termasuk pegawai yang rajin sedangkan saat ini dia berubah perilakunya, berarti terdapat kondisi yang menyebabkan penurunan motivasi kerja pada pegawai. Hal ini diperparah dengan sikap pembiaran yang dilakukan pimpinan terhadap rekan kerja Anda. Semakin dibiarkan, maka rekan kerja Anda akan semakin cuek karena dari uraian Anda, tampaknya rekan kerja Anda termasuk orang yang sangat peduli dengan harga diri pegawai. Semakin tidak diperhitungkan keberadaannya, maka seorang pegawai akan menunjukkan perilaku yang tak peduli. Dalam kondisi seperti itu, maka komunikasi yang efektif menjadi hal penting yang perlu diterapkan.
Komunikasi memberikan kontribusi besar terhadap maslaah-masalah yang dihadapi orgaisasi. Terjadinya konflik interpersonal, pemogokan buruh, demonstrasi dan masalah-masalah lain yang terkait dengan pengelolaan manajemen sumber daya manusia biasanya bersumber dari kurangnya komunikasi yang efektif dalam organisasi.
Kepedulian Pimpinan dan Pemberian Umpan Balik
Meskipun tugas pemimpin tidak hanya mengurusi para bawahannya, namun kondisi bawahan menjadi hal penting yang memerlukan penanganan serius. Tanpa bawahan, kinerja seorang pimpinan tidak akan terlihat karena kinerja organisasi yang menjadi ukuran kinerja seorang pimpinan banyak disumbang oleh kinerja para bawahannnya. Mereka lah yang mengerjakan pekerjaan yang bersifat teknis. Dalam kasus yang Anda hadapi, tampaknya kepedulian atasan langsung dari rekan kerja Anda tak terlihat. Padahal kehadiran pemimpin sangat dibutuhkan dalam kondisi yang dihadapi rekan kerja Anda. Akan lebih baik jika pimpinan langsung berkomunikasi dengan pegawai yang bermasalah, menanyakan masalahnya, menyelesaikan masalah dan memberikan umpan balik pada pegawai tersebut.
Pada komunikasi interpersonal yang bertujuan untuk menyelesaikan masalah antara pimpinan dengan pegawai, maka umpan balik memegang peranan yang penting. Komunikasi tak akan berhasil jika di dalamnya tak ada umpan balik. Bahkan inti persoalan tak akan terpecahkan jika komunikasi yang diterapkan hanyalah bersifat searah atau semacam instruksi dari pimpinan kepada bawahan.
Menurut Luthans (2006) umpan balik menjadi proses yang penting dalam komunikasi selanjutnya ia memberikan indikator yang dikatakan sebagai umpan balik yang efektif. Menurutnya, umpan balik dari pimpinan harus ditujukan untuk meningkatkan kinerja bukan untuk menyerang secara pribadi. Umpan balik juga bukan berarti merendahkan harga diri pimpinan karena adanya dialog dua arah. Umpan balik tersebut hendaknya disampaikan secara deskriptif, bukan memberikan penilaian-penilaian negatif terhadap pegawai. Dengan memberikan gambaran tentang tugas dan tanggung jawab pegawai, maka pegawai akan memahami tugas dan tanggung jawabnya, atau bahkan kesalahan yang dibuatnya sendiri. Jika dalam umpan balik tersebut ternyata terdapat kesalahan pada pimpinan, maka bukanlah sebagai hal yang tabu untuk mengakui adanya kesalahan tersebut. Sangat dimungkinkan pemecahan masalah yang dihadapi justeru datang dari bawahan karena ia yang mengerti secara teknis pekerjaan yang ditangani.
Luthans (2006) juga menyampaikan bahwa umpan balik kepada pegawai perlu dilakukan secepatnya saat masalah terjadi agar tindak lanjut akan segera dilaksanakan. Ketika penyelesaian masalah dan pemberian umpan balik tersebut relatif lama, maka pegawai kemungkinan sudah tidak mengingat masalah yang sesungguhnya. Umpan balik tersebut juga perlu disampaikan secara jelas, agar pegawai memahami apa yang perlu dilaksanakan. Jika perlu tindak lanjut dari umpan balik tersebut dibuatkan jadwal pelaksanaannya.
Gaya Komunikasi
Agar pegawai semakin memahani apa yang dibacarakan pimpinannya, maka perlu mengetahui bagaimana gaya komunikasi yang diterapkan pimpinan. Menurut Luthans (2006) paling tidak terdapat empat gaya yang perlu dipahami seseorang dalam komunikasi interpersonal.
Gaya Direktur. Gaya direktur menunjukkan orang yang suka pada sesuatu yang praktis, tidak berbelit-belit dan ia memproses informasi dengan cepat. Biasanya ia tak peduli dengan latar belakang tentang sebuah periistiwa tau masalah namun lebih condong pada hasil akhir yang akan diperoleh. Ketika berkomunikasi dengan pemimpin gaya direktur maka bawahan perlu mempersiapkan diri permasalahan beserta langkah-langkah pemecahannya sekalugus kesimpulannya.
Gaya Jiwa Bebas. Gaya jiwa bebas tersebut menggambarkan sebagai orang yang kreatif, berwawasan luas dan senang memberikan alternatif atas permasalahan yang dihadapi. Namun sayangnya, biasanya alternatif tersebut sukar untuk dilaksanakan. Jika menghadapi pimpinan dengan gaya tersebut, maka bawahan perlu lebih sabar, mendengarkan apa yang dibicarakan dan siap-siap dengan keputusan yang jauh dari bayangan pegawai.
Gaya Humanis. Gaya komunikasi yang humanis biasanya diterapkan oleh pimpinan yang menyukai komunikasi yang bersifat pribadi, memperhatikan perasaan orang dan akan menganggap lawan bicara sebagai teman sendiri. Namun hasil pembicaraan dengan bawahan dan rekomendasi yang disampaikan orang laian cenderung akan disebarkan ke bagian yang ada dalam organisasi sehingga banyak orang yang mengetahuinya. Untuk menghadapi pimpinan dengan tipe tersebut sebaiknya bawahan tidak memberikan rekomendasi yang bersifat pandangan pribadi karena hal tersebut akan merugikan dirinya sedniri ketika informasi tersebut tersebar pada seluruh bagian dalam lingkungan kerja. Bawahan juga perlu bijaksana menghdapi pimpinan tipe tersebut.
Gaya Sejarawan. Pimpinan dengan gaya komunikasi sejarawan biasanya akan mengungkap secara runtut latar belakang permasalahan yang sedang dibicarakan, berikut perkembangan permaslahan tersebut sebelum menganalisis dan akhirnya membuat penyelesaian dan kesimpulan. Pimpinan jenis ini biasanya akan terus fokus ke permasalahan yang dihadapi dan tidak akan melompat ke permasalahan yang lain sebelum ada pengkajian dan penyelesaian atas masalah yang dihadapi dan akhirnya diperoleh sebuah kesimpulan. Demikian jawaban kami, semoga bermanfaat.
———– *** ————-
