Pemprov Jatim, Bhirawa
Lima instansi di lingkungan Pemprov Jatim menyerahkan arsip statis kepada Badan Perpustakaan dan Kearsipan(Bappersip). Penyerahan arsip ini sebagai bahan pertanggungjawaban suatu instansi sebagai bagian dari memori kolektif bangsa yang harus dijaga dan dipelihara dengan baik agar mudah ditemukan kembali apabila dibutuhkan guna menunjang kegiatan pembangunan di masa datang.
Lima instansi diantaranya di lingkungan Pemprov Jatim menyerahkan arsip statis pada Badan Perpustakaan dan Kearsipan (Bapersip) Jatim. Kelima instansi itu adalah Biro Administrasi Pemerintahan Umum menyerahkan 136 lembar peta batas wilayah kab/kota (1984-2009), Badan Kesatuan Bangsa dan Politik (Bakesbangpol) Jatim menyerahkan 1170 berkas (1980-2008).
Dinas Komunikasi dan Informasi (Diskominfo) Jatim menyerahkan foto negatif periode Kanwil Deppen (Departemen Penerangan) sebanyak 470 event, Dinas Energi dan Sumberdaya Mineral (ESDM) Jatim sebanyak 61 berkas tentang laporan pertambangan, dan Badan Penanggulangan Lumpur Sidoarjo (BPLS) tentang produk hukum 2007-2014.
Kepala Bapersip Jatim, Drs Sudjono MM melalui Kepala Bidang Penyelamatan Arsip Statis, Drs Gatot Tjatur M MM mengharapkan, instansi dilingkungan Pemprov lainnya turut menyerahkan arsip statisnya ke Bapersip Jatim.
“Salah satu fungsi arsip adalah sebagai memori organisasi, memori daerah, dan pada gilirannya menjadi memori kolektif bangsa.Arsip merekam seluruh peristiwa yang terjadi secara obyektif dan tidak dimanipulasi., sehingga arsip tercipta benar-benar reliable (dapat dipercaya) dan authentic (absah),” katanya.
Menurutnya dengan arsip maka perencanaan dapat dilakukan dengan mudah, dan kebijaksanaan bisa diputuskan dengan cepat. Menilik hal itu, arsip mutlak dibutuhan oleh suatu organisasi. Apalagi kini kebutuhan yang tidak dapat dihindari lembaga pemerintah dalam menjalankan kegiatan pemerintahan adalah transparansi informasi.
Untuk itu dibutuhkan juga kepedulian dari seluruh aparatur terhadap pentingnya fungsi arsip harus tetap ditumbuhkembangkan, sehingga tidak lalai membiarkan arsip hilang begitu saja.
”Baik tidaknya sebuah organisasi dapat dilihat dari administrasinya, dan tertib tidaknya administrasi dapat dilihat dari pengelolaan arsipnya,”tandasnya.
Dalam kesempatan tersebut, Bapersip Jatim juga melangsungkan rapat pertemuan penyempurnaan buku naskah sumber arsip lima tahun pemerintahan Gubernur Jatim tahun 2009-2014. Buku yang disusun berdasarkan bahan arsip dan dokumentasi merupakan salah satu media pelayanan publik.
Sebab buku tersebut bisa memperdalam kepercayaan pada pemerintah dan administrasi publik, mempromosikan kemakmuran ekonomi lingkungan hidup, dan memperkuat demokrasi, serta tertib administrasi sekaligus penyelamatan arsip yang memiliki nilai tinggi sebagai bahan pertanggungjawaban nasional dan daerah.
“Saat ini, penyusunan buku sudah mencapai 80 persen dan diharapkan ada koreksi tambahan dan penyempurnaan. Setidaknya pada akhir bulan ini sudah masuk cetak,” katanya. [ rac]
Keterangan Foto : Kepala Bidang Penyelamatan Arsip Statis Bapersip Jatim, Gatot Tjatur menyaksikan penandatangan serah terima arsip statis dari lima instansi.
