foto ilustrasi
Sidoarjo, Bhirawa
Inovasi layanan masyarakat yang berkualitas betul-betul telah diterapkan BKD (Badan Kepegawaian Daerah) Sidoarjo. Yakni dengan memanfaatkan kecanggihan teknologi untuk mengurangi kebutuhan kertas atau Paperless. Kebutuhan kertas untuk pemberkasan di BKD per tahunya sekitar enam ton, bisa dipangkas habis hingga 0% dengan penerapan Paperless.
Salah satunya, BKD telah menerapkan usulan kenaikan pangkat berbasis aplikasi. Aplikasi yang diberi nama Sipekat (Sistem Pengelolaan Kenaikan Pangkat) itu salah satu inovasi layanan administrasi kepegawaian yang dilakukan BKD Sidoarjo.
”Dengan aplikasi itu sangat memberikan kemudahan dan keefektifan pengajuan usulan kenaikan pangkat seluruh PNS di Sidoarjo,” jelas Kepala BKD Sidoarjo, Sri Witarsih saat ditemui di Pendopo.
Kalau dulu biaya fotokopi yang paling rendah saja sampai Rp15 juta lebih per tahun, sekarang sudah tidak ada lagi. Jadi kebutuhan kertas untuk pemberkasan total semuanya di BKD saja sekitar enam ton per tahun. Dengan jumlah pegawai di Sidoarjo sebanyak 12.400 orang. ”Bayangkan sebanyak enam ton kertas itu BKD suruh menyimpan terus. Jadi sekarang ini betul-betul sangat efisien,” katanya.
Kalau dulu tenaga VerVal (Verifikasi dan Validasi) membutuhkan sekitar 10 orang, sekarang ini bisa dilakukan dengan cukup tiga orang saja. Kita berharap semua OPD (Organisasi Perangkat Daerah) harus melakukan inovasi, salah satunya adalah menerapkan program Paperless ini. Karena sudah jelas, kita terbatas dengan masalah SDM, hampir semua OPD membutuhkan tenaga. ”Sementara perekrutan yang disetujuai dari pusat sangat minim sekali, bahkan tidak ada. Sedangkan yang pensiun per tahun sekitar 300 hingga 400 orang per tahun, jadi penerapan Paperless ini sangat membantu sekali,” tegas Sri Witarsih.
Jadi, untuk kenaikan berkala sudah online, juga sudah menggunakan tandatangan eletronik. Kedepan untuk program pegawai yang cuti juga akan dilakukan dengan sistem elektronik. Jumlah pegawai Pemkab Sidoarjo sekitar 12.400 orang. Kalau teman-teman OPD sudah menerapkan Sipekat otomatis datanya sudah terecord, jadi data-datanya tidak perlu upload lagi.
Untuk tempat juga sangat efisiensi, begitu juga dari segi keamanan. Kalau dulu mengantarkan berkas, bila ada kekurangan harus bolak-balik, bisa saja kecelakaan di jalan. ”Sekarang sudah tidak ada lagi, karena cukup dengan sistem, pemberitahuan dan pengumuman juga cukup dengan sistem,” terang Bu Wit sapaan akrabnya.
Keberhasilan Paperless yang sudah dimulai tahun 2015 lalu, salah satunya dengan Program Sipekat ini sudah pernah dipaparkan Bupati Sidoarjo, Saiful Ilah di Menpan RI, kalau BKD Sidoarjo sudah melakukan instruksi pusat, yakni good governance, sudah melakukan efisiensi tenaga, waktu, tempat, biaya menjadi nol kertas.
Sehingga tak ada pertemuan secara langsung dengan pihak-pihak. Karena sistem sudah berjalan dengan baik. ”Masyarakat itu jangan hanya mendapatkan pelayanan saja, tetapi harus mendapatkan pelayanan yang berkualitas,” pungkas Bu Wit. [ach]
