Wali Kota Hadi memusnahkan arsip dilingkungan Pemkot Probolinggo.
(Pemkab Usulkan Pemusnahan 1.884 Berkas Arsip Ke ANRI)
Kota Probolinggo, Bhirawa
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Probolinggo menggelar sosialisasi penyusutan arsip, berupa pemusnahan arsip dan akuisisi arsip statis di lingkungan pemerintah setempat, di Ruang Puri Manggala Bakti. Hadir narasumber Bowo Herdianto, Kasi Pemeliharaan dan Pelestarian Arsip pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur. Sedangkan pemkab Probolinggo usulkan pemusnahan 1.884 berkas arsip ke ANRI.
Plt Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Probolinggo, Paeni, Selasa 29/10 menjelaskan, pihaknya sudah menjalani proses penyelesaian arsip, pembuatan daftar usul pengurus arsip teknis hingga pemusnahan arsip yang melibatkan Inspektorat, BKPSDM dan Bagian Hukum.
“Dengan memusnahkan arsip yang tidak mempunyai nilai guna dapat memperlancar tugas administrasi lebih rapi dan nyaman. Lebih tertib dan bersih sehingga bisa meningkatkan produktivitas pegawai dalam memberikan pelayanan pada masyarakat. Sebentar lagi Pemerintah Kota Probolinggo akan mendirikan depo arsip,” kata Paeni.
Bowo Herdianto, Kasi Pemeliharaan dan Pelestarian Arsip pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur mengatakan, lembaga kearsipan akan menjadi pusat data. “Mari bertekad melakukan penyelamatan arsip,” pesannya.
Secara simbolis Wali Kota Hadi Zainal Abidin menandatangani berita acara pemusnahan arsip milik BKPSDM dan Kecamatan Kanigaran. Disaksikan pula oleh Inspektorat dan Kabag Hukum serta Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan. Arsip musnah dengan cara dimasukkan ke dalam mesin penghancur kertas.
Wali Kota Hadi menjelaskan tentang arsip dalam rekaman kegiatan kejadian, awasi dan transparansi. Ia berharap seluruh OPD segera melakukan penataan arsip. Sebab di tahun 2020 diberlakukan pengawasan kearsipan internal berupa laporan yang disampaikan kepada wali kota tembusan ANRI.
Beberapa hal yang harus disiapkan OPD antara lain melakukan penataan arsip, menyediakan ruang arsip, mempersiapkan sarana prasarana kearsipan dan mempersiapkan empat pilar kearsipan (tata naskah dinas, kode klasifikasi, jadwal retensi arsip, klasifikasi keamanan dan akses arsip dinamis). “Tolong untuk semua OPD segera disiapkan untuk mempermudah penataan arsip di masing-masing kantor,” harap Wali Kota Hadi.
Tahun 2019 ini, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispersip) Kabupaten Probolinggo sedang mengusulkan pemusnahan 1.884 berkas arsip dari 6 (enam) Organisasi Perangkat Daerah (OPD) kepada ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia). Rinciannya, 336 berkas dari Kecamatan Dringu, 614 berkas dari Kecamatan Kraksaan, 240 berkas dari Kecamatan Banyuanyar, 167 berkas dari Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil, 165 berkas dari Dinas Kesehatan dan 362 berkas dari Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan Desa (DPMD).
Usulan pemusnahan ribuan berkas arsip ke ANRI ini diawali dengan rapat penilaian arsip dari 6 OPD di ruang Pustakaloka Dispersip Kabupaten Probolinggo, Rabu (9/10/2019). Kegiatan ini diikuti oleh 40 orang peserta terdiri dari 6 (enam) OPD pemilik arsip yang dinilai dan 3 orang anggota. Panitia pelaksanaan penilaian arsip Kabupaten Probolinggo tahun 2019 berasal dari Bagian Hukum, Inspektorat, Badan Keuangan Daerah, Kasubag Umum Kepegawaian di lingkungan Pemkab Probolinggo serta Bidang Kearsipan Dispersip Kabupaten Probolinggo.
“Kegiatan ini bertujuan untuk menilai arsip 6 OPD di lingkungan Pemkab Probolinggo yang habis retensinya, guna diusulkan untuk dimusnahkan, dipermanenkan atau dinilai kembali dengan persetujuan ANRI,” kata Kepala Dispersip Kabupaten Probolinggo Endang Astuti melalui Kasi Arsip Dinamis Sri Astutik, Selasa 29/10.
Menurut Sri Astutik, Pemerintah Kabupaten Probolinggo melalui Dispersip di tahun 2018 telah memproses pengajuan penilaian arsip 8 OPD yang saat ini akan dinilai kembali oleh tim penilaian arsip Kabupaten Probolinggo tahun 2019 yang terdiri dari unsur Bagian Hukum, Badan Keuangan Daerah, Inspektorat, Arsiparis dan Bidang Kearsipan pada Dispersip Kabupaten Probolinggo serta OPD pemilik arsip tersebut.
Dari hasil proses penilaian tersebut, selanjutnya kami akan mengajukan arsip usul musnah kepada ANRI guna mendapatkan persetujuan untuk pemusnahan arsip disertai Surat Keputusan Bupati Probolinggo, jelasnya.
Sri Astutik menerangkan penilain arsip ini bertujuan sebagai pendataan ulang terhadap arsip inaktif pada depo arsip serta menentukan akhir dari arsip inaktif yang habis retensinya dengan keterangan dinilai kembali apabila masih ragu-ragu, dipermanenkan apabila masih digunakan selamanya dan dimusnahkan apabila sudah tidak memiliki nilai guna, tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang dan tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara, tambahnya.(Wap)
