Wali Kota Malang Sutiaji, didampingi Kepala Dinas Perpustakaan Umum dan Arsip Daerah Swarjana dan Kepala Dinas Kominfo, Tri Widyani Pangastuti, saat menbuka sosialisasi penyelamatan arsip Virtual OPD, Selasa (18/2) kemarin. [m taufiq]
Kota Malang, Bhirawa
Pengelolaan arsip menjadi salah satu pekerjaan rumah besar Pemerintah Kota Malang. Pasalnya, Kota Pendidikan ini dinilai masih belum memiliki komitmen dalam mengelola arsip. Menariknya, investor asal Korea Selatan melirik proses pengelolaan arsip di Kota Malang.
Anggaran yang digelontorkan pun direncanakan senilai Rp2,5 triliun. Hal itu disampaikan Wali Kota Malang, Sutiaji usai menghadiri kegiatan Sosialisasi Penyelamatan Arsip Vital Organisasi Perangkat Daerah Pemerintah Kota Malang Tahun 2020 yang digelar di Hotel Savana, Selasa (18/2) kemarin.
Sutiaji menyampaikan, belum lama ini investor asal Negeri Gingseng itu datang langsung ke Kota Malang. Salah satu kawasan yang ditunjuk adalah Kecamatan Kedungkandang sebagai pusat pengelolaan big data. Nantinya, pengelolaan akan dilakukann secara elektronik. Pihak investor sudah melihat lokasi. Karena server harus ditempatkan di lokasi dengan kelembaban tertentu dan kini yang terpilih lahan di Kedungkandang.
Tawaran itu pun akan terus ditindaklanjuti. Pasalnya, pengelolaan arsip di Kota Malang selama ini masih memerlukan pembenahan. Sementara saat akan memanfaatkan sistem arsip secas digital memang membutuhkan anggaran yang sangat besar. Pemerintah daerah pun cenderung tak memiliki dana besar dalam pengelolaan berkas secara digital itu.
“Itu juga penting, karena selama ini berkas dipandang seolah tidak penting. Saya mencari dokumen cuti saya saja nggak menemukan,” terang Sutiaji.
Jika tawaran pengelolaan big data berhasil direalisasikan, maka setiap Perangkat Daerah (PD) Kota Malang akan memiliki sandi khusus. Setiap data yang dimiliki harus dimasukkan dalam sistem digital yang dibuat. Sehingga bisa diakses dengan mudah. Dan pastinya akan dibuatkan cadangan untuk menghindari hal yang tak diinginkan. Karena bencana bisa saja terjadi.
Acara yang dikemas dalam sosialisasi penyelamatan Arsip Vital OPD, selain dihadiri Wali Kota Sutiaji, juga dihadir Kepala Dinas Perpustakaan Umum dan Arsip Daerah, Suwarjana dan Kepala Dinas Kominfo, Tri Widyani Pangestuti.
Sutiaji mengatakan, arsip vital sebagai informasi yang terekam, baik dalam bentuk media kertas maupun non – kertas sangat penting sekali (essential) keberadaannya untuk kelangsungan hidup organisasi. Arsip vital mempunyai peranan penting dalam melindungi hak kepentingan organisasi, instansi dan perseorangan atau pihak – pihak yang berkepentingan lainnya. Karena sifatnya yang sangat penting, arsip vital harus memperoleh perlindungan khusus terutama dari kemungkinan musnah, hilang atau rusak.
“Mengingat pentingnya keberadaan arsip vital maka arsip vital harus memperoleh perlindungan, pengamanan, dan penyelamatan dari kemungkinan musnah, hilang dan rusaknya informasi ataupun fisik arsip,” jelasnya.
Kelemahan di Pemkot Malang, lanjutnya, adalah kurang tertibnya administrasi di masing-masing OPD. Dalam artian surat menyurat yang masuk ke OPD seringkali tidak tersimpan dan sulit di lacak keberadaannya. Sehingga jika suatu saat dibutuhkan maka akan sulit dicari. [mut]
