Oleh :
Sudjono
Pustakawan Ahli Utama di Dinas Perpustakaan dan Kearsiapan Provinsi Jawa Timur
Restorasi Arsip Aset Desa (Rest Area) adalah salah satu program yang memperoleh penghargaan dari Institute Pro Otonomi Jawa Pos beberapa waktu lalu karena dinilai inovatif dan memberikan manfaat yang nyata. Program Rest Area ini adalah salah satu program yang digagas dan dikembangkan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur untuk mendukung perlindungan arsip aset desa, sekaligus membantu pemerintahan desa agar tidak kehilangan preferensi berkas yang dibutuhkan untuk melayani kebutuhan masyarakat, khususnya yang berkaitan dengan kepemilikan lahan dan lain-lain.
Program Restorasi Arsip Aset Desa (Rest Area) dihadirkan sebagai program strategis untuk melindungi dokumen arsip statis desa yang bersifat vital, seperti aset desa berupa arsip Leter C dan Leter B milik desa, peta blok desa, dan lain-lain. Program Rest Area ini bukan saja bermanfaat bagi pemerintahan desa, tetapi juga bermanfaat bagi kepentingan masyarakat desa pada umumnya.
Fungsi Program Rest Area
Dalam pelaksanaan program Rest Area, yang dilakukan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur tidak sekadar tindakan restorasi atau menyelamatkan kelangsungan arsip desa, tetapi juga pengalihan media simpan berbagai berkas arsip desa dalam bentuk digital. Artinya berkas tidak hanya di-laminating atau diperbaiki kondisi fisiknya, tetapi juga disimpan dalam bentuk file digital yang jauh lebih fleksibel untuk disimpan dan dijaga kondisinya sampai kapan pun.
Di era perkembangan teknologi informasi dan perangkat digital, upaya pengalihan media simpan arsip desa dalam format digital jelas akan sangat bermanfaat bukan hanya bagi pemerintahan desa, tetapi juga bagi masyarakat. Selama ini, sudah bukan rahasia lagi bahwa di berbagai desa kerapkali muncul konflik di masyarakat berkaitan dengan keabsahan kepemilikan lahan. Tanpa adanya arsip yang jelas, seperti dokumen Leter C, misalnya, pemerintahan di desa seringkali kesulitan untuk memastikan siapa yang berhak dalam kepemilikan sebuah lahan. Dengan arsip yang masih terawat dengan baik, maka jejak-jejak kepemilikan atau riwayat kepemilikan lahan akan terdokumentasikan dengan baik, sehingga dapat dicegah kemungkinan terjadi multi tafsir tentang siapa pihak yang berhak atas sebuah lahan di masyarakat desa.
Berdasarkan pengalaman, program Rest Area telah terbukti bermanfaat untuk menghindari kemungkinan terjadinya konflik dalam soal pertanahan, pembagian waris, memastikan pemberian hibah dan lain-lain.
Arsip desa yang ada dalam bentuk fisik kertas, selama ini salah satu persoalan yang mengancam adalah kondisi kelapukan dan kemungkinan arsip yang bersangkutan rusak karena berbagai sebab. Bisa saja, karena kondisi kantor desa yang lembab, dan lain sebagainya, maka kondisi arsip desa yang sangat penting menjadi terancam rusak. Di sejumlah desa yang menjadi lokasi bencana, bukan tidak mungkin arsip desa yang ada rusak atau bahkan hilang karena diterjang banjir, terbawa arus lumpur, kebakaran, atau rusak karena bencana yang lain.
Dengan pengalihan media simpan dalam bentuk file-file digital, keuntungan yang diperoleh jelas dapat dirasakan.
Pertama, bagi pemerintahan desa mereka menjadi lebih tidak was-was tentang resiko kemungkinan arsip aset desa rusak karena berbagai sebab. Catatan penting tentang aset desa dapat tersimpan dengan rapi, dan dibackup dalam file yang jauh lebih terjaga, sehingga resiko pemerintah desa kehilangan dasar acuan untuk memastikan kepemilikan lahan di desa menjadi tereliminasi. Dari sisi pelayanan public, pengalihan media simpan arsip asset desa akan sangat bermanfaat untuk memberikan kepastian pelayanan kepada masyarakat.
Kedua, bagi masyarakat desa, file-file arsip asset desa yang tersimpan dalam format digital akan bermanfaat sebagai dokumen yang menjadi bukti kuat tentang riwayat kepemilikan lahan masyarakat. Meski tidak selalu terjadi, tetapi konflik yang mungkin timbul di antara warga yang berebut kepemilikan lahan, niscaya akan dapat dikurangi jika desa memiliki dasar arsip yang terjaga. Bisa dibayangkan, apa yang terjadi jika rujukan atau bukti kepemilikan lahan masyarakat rusak atau hilang terkena bencana? Pihak desa tentu tidak akan memiliki dasar yang kuat untuk memutuskan sebuah sengketa kepemilikan lahan jika tidak didukung arsip yang valid.
Tantangan ke Depan
Walaupun program Reast Area terbukti memberikan manfaat bagi desa dan masyarakat. Namun demikian, untuk memastikan seluruh desa benar-benar aman dari resiko mengalami kerusakan arsip asset desa, ternyata bukan hal yang mudah. Ada berbagai kendala yang dihadapi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur untuk membantu desa-desa yang ada terbebas dari resiko mengalami kerusakan arsip penting milik desa.
Seperti diketahui, rata-rata desa di Provinsi Jawa Timur memiliki 500 bekas arsip asset, yang berisi bisa lebih dari 700an lembar setiap desanya. Kalau melihat jumlah desa di Jawa Timur tercatat sebanyak 8.501 desa, maka total jumlah arsip desa yang perlu direstorasi sebanyak 5.950.700 lembar berkas dengan kondisi yang sudah tidak utuh dan perlu dilaminasi. Jumlah arsip desa sebanyak ini tentu membutuhkan dukungan dana yang tidak sedikit.
Sepanjang tahun 2016 hingga 2018, Baperpuarsip Jatim baru berhasil merestorasi arsip asset desa sebanyak 7.184 berkas -jauh dari memadai bila dibandingkan dengan jumlah bekas arsip desa yang ada yang mencapai jutaan lembar berkas. Untuk desa-desa yang sebagian besar belum memperoleh kesempatan direstorasi, tentu resiko mengalami kerusakan arsip, bahkan kehilangan arsip desa masih menghantui.
Ke depan, untuk memastikan agar kelangsungan dan keberadaan arsip asset desa benar-benar aman, beberapa hal yang perlu dilakukan adalah:
Pertama, dukungan dari pimpinan daerah dan para wakil rakyat untuk mengalokasikan dana yang cukup bagi kebutuhan restorasi dan pengalihan media simpan arsip desa.
Kedua, perlu dukungan Pemerintah Kota/Kabupaten untuk ikut berperan dalam proses restorasi arsip asset desa. Bisa saja peran pemerintah kota/kabupaten tidak selalu berupa dukungan dana, tetapi bisa pula dalam betuk kreativitas pemerintah setempat untuk memanfaatkan sumber-sumber dana alternative -seperti dana CSR perusahaan, dan lain-lain-untuk membantu membiayai kebutuhan melakukan restorasi arsip asset desa.
———– *** ————
