Arif Mulyono. [alikus/bhirawa]
Jajaran OPD di Pemkab Sidoarjo sudah hampir 2.5 bulan ini tidak lagi mengirimkan surat dinas mereka memakai kertas. Namun menerapkan aplikasi E-Surat atau mengirim surat dinas secara online lewat jaringan internet.
Menurut Kepala Bagian Organisasi Pemkab Sidoarjo, Arif Mulyono SSTP MHP, dengan e-surat proses pengiriman surat-surat dinas menjadi sangat cepat dan tepat diterima oleh OPD yang dituju.
“Sebab saat proses pengiriman, posisi surat dinas ini bisa diketahui dengan mudah, sebab setiap pengirimannya ada catatan alurnya,” jelas Arif, Rabu (27/5) kemarin.
Dikatakan Arif, sebenarnya pola ini sudah menjadi pembahasan sejak Desember 2019 lalu. Saat itu, pola ini direncanakan karena pertimbangan agar pengiriman surat dinas tidak gampang menjadi hilang karena ketlisut. Sehingga dampaknya saling menyalahkan.
Ketika ada pandemi Covid-19 saat ini, yang ada imbauan supaya menjaga jarak dan menghindari contak fisik, sehingga pola e-surat tersebut, kata Arif, dianggap sangat tepat sekali untuk diterapkan. Diantaranya, kertas surat tidak akan tersentuh oleh pimpinan.
“Saat ini sudah dijalankan oleh 48 OPD, bukan lagi uji coba, menurut saya e-surat ini sangat bermanfaat sekali di kondisi pandemi Covid-19 saat ini,” kata mantan ajudan Wakil Bupati Sidoarjo itu.
Tanda tangan para pimpinan dalam e-surat tersebut, kata Arif, sudah mendapat sertifikat legal dari Badan Siber dan Sandi Negara ( BSSN). Mulai dari Bupati, Wakil Bupati, Sekda, Asisten dan pimpinan OPD.
Menurut ia, penerapan IT tersebut pasti ada kelemahan dan kekurangannya. Sehingga tentu saja butuh perbaikan dan penyempurnaan-penyempurnaan.
Yang menjadi imbauannya, saat ini semuanya harus mulai familiar dengan penerapan cara baru tersebut. Yakni membaca surat tidak lagi dengan kertas . Namun berubah lewat laptop.
“Menurut saya, kalau nanti tidak lagi menggunakan kertas atau paperless, maka lama-lama bisa saja tidak ada lagi pengadaan kertas, sehingga akan positip untuk bisa mengurangi anggaran pengeluaran pembelian kertas,” ucapnya.
Dalam situasi pandemi Covid-19 saat ini, jenis -jenis cara virtual lain yang sudah diterapkan di jajaran Pemkab Sidoarjo, kata Arif, diantaranya adalah absensi dengan menggunakan smartphone tidak lagi dengan fingerprint dan menggelar rapat-rapat dengan video conference. [kus]
