Sirajuddin saat memaparkan materi dalam Bimtek Penyelenggaraan Event Daerah.
Potensi daerah di Jawa Timur sangat luar biasa , dan Aparatur Sipil Negara (ASN) menjadi modal dasar sebagai sumber utk melahirkan ide dan konsep yang spektakuler, potensi daerah adalah sumber ide untuk melahirkan dan menyusun rencana event daerah yang mampu berkontribusi pada even berkelas nasional dan dunia.
Hal Itu disampaikan Direktur Perencanaan dan Pengembangan JFC/Dosen Poliktenik Pariwisata Lombok, Sirajuddin menyemagati para ASN dalam melakukan penyelenggaraan event di daerah agar semakin berkualitas dan bisa mengundang banyak wisatawan domestik maupun mancanegara.
Maka dari itu, lanjutnya, diperlukan inovasi dan kolaborasi dengan semua stakeholder untuk menghadirkan dan menyelenggarakan event, dengan menggunakan standar nasional yang telah dipelajari dalam Bimtek Event Daerah melalui Direktorat Event Daerah Kemenparekraf /Baparekraf RI bersama Dispar Provinsi diseluruh Indonesia.
Ia juga mengingatkan agar ASN terus gunakan pedoman standar yang telah diperoleh dan dipelajari, mulai dari materi Ide dan konsep, Teknik menyusun KAK dan RAB Event Daerah, stakeholder dalam event, operasional dan penyelenggaraan event, Pemasaran event,Pemahaman Peraturan dan Kebijakan nasional, provinsi, Kabupaten /Kota berkaitan dengan event.
“Ini semua dilakukan agar aman dan selamat baik bagi diri kita, pimpinan maupun organisasi kita sehingga kita aman dari berbagai dampak hukum,” tambahnya.
Dikatakan Sirajuddin, dalam penyelenggaraan event nanti ASN agar tidak melupakan masukan dalam KAK dan RAB, Rundown, Timeline sebagai cara mengantisipasi Resiko dari berbagai sumber resiko yang telah dipelajari, praktek dalam kegiatan rencanakan dalam ide dan konsep, berkaitan manajemen resiko dan manajemen kerumunan, munculkan dalam KAK dan RAB agar kegiatan even ini ada bagian yang menangani resiko baik terhadap stakeholder internal maupun resiko stakeholder esternal termasuk bagi pengujung, peserta sarana dan prasarana.
“Sering kita lihat setiap penyelenggara event jarang memperhatikan manajemen resiko event dan manajemen kerumunan sehingga begitu ada kejadian saling menyalahkan, saling lempar tanggungjawab dan penyebabnya citra dan image event kita menjadi tidak berkelanjutan,” ujarnya.
Bahkan, lanjutnya, akibat tidak adanya manajemen resiko, manajemen kerumunan dan antisipasi dalam monev, menyebabkan dampak yang luar biasa baik hukum, material, orang, dan sarana.
“Oleh karena itu, dalam KAK ( Kerangka Acuan Kerja) di point metode pelaksanaan/penyelenggaraan event harus dimasukan dalam strategi menghadapi resiko dan kerumunan dan bisa diterapkan dan menjadi bagian terpenting bagi tim yg menangani resiko dan kerumunan,” tambahnya.
Pada akhirnya, kata Sirajuddin, dalam menentukan penyelenggaraan event maka memerlukan kepastian, ketaatan, antisipasi ,dengan cara event ada kewajiban monitoring dan evaluasi serta menyusun laporan.
”Monitoring & Report ini sudah tergambar jelas dalam KAK, RAB, Timeline sehingga capaian dapat diukur, dapat dipertanggungjawabkan, dapat diantispasi sejak awal berbagai kekurangan dan kerugian yang ditimbulkan kegiatan event tersebut,” katanya.
Monev (monitoring dan evaluasi) harus dimulai dari perencanaan, penyelenggaraan sampai pada akhir kegiatan. “Event kita tidak hanya indah dan berkesan dalam video, flayer, booth, spanduk diawal tetapi juga harus berkesan diakhir experience dan story (pengalaman dan cerita/kisah) terhadap semua pihak baik penonton, sponsorship, pemerintah daerah dan lainnya. Hal inilah betapa monev dan laporan (report) ini begitu penting,” tandasnya.
Ia kembali berpesan pada ASN agar membuat laporan dengan baik dan benar, dengan memastikan dokumen pendukung laporan sudah lengkap (foto, video, lampiran) dll yang dianggap penting. Pastikan Laporan cocok dengan Perencanaan, Penyelenggaraan, RAB, KAK, Proposal usulan pada pemerintah dan sponsorship, Sesuai Rundown dan timeline, Sesuai aturan dan kebijakan baik UU, PP, Perpres, Perda, Perbub, dan lainnya.
Kemudian pastikan laporan dibendel rapi dan ada surat pengantar Monev dan surat pengantar laporan ( SPJ)pada pihak yang membutuhkan (sponsor, bupati, Wali Kota, dan lainnya), Pastikan laporan dibuat rangkap sesuai kebutuhan, juga Lampirkan semua dokumen, bila perlu lampiran laporan dibuat tersendiri.
“Delapan materi Event Daerah yang telah dipelajari dan pegang adalah Buku Saku dan pedoman menjadi pegangan para ASN dalam menyelenggarkaan event daerah dari Sabang sampai Merauke.Sprit Event Daerah untuk bangkitkan Indonesia,” pungkasnya. [rac.dre]
