Kepala Dindik Jatim Dr Saiful Rachman dan Sekretaris Ramliyanto mencoba fungsi buku tamu digital yang terpasang di kantor pusat Dindik Jatim Jalan Gentengkali 33, Surabaya.
Beri Kesempatan Pengunjung Nilai Kualitas Pelayanan
Pemprov, Bhirawa
Dinas Pendidikan (Dindik) Jatim terus berbenah dalam memacu performa. Tidak hanya dalam mengatur kebijakan, melainkan juga memberikan layanan dari meja ke meja. Maklum, sejak kewenangan mengelola SMA/SMK dipegang provinsi. Tingkat pelayanan dan kunjungan terus meningkat.
Salah satu inovasi Dindik Jatim yang kini mulai diterapkan ialah buku tamu digital. Buku tamu ini tidak hanya sekadar berfungsi untuk mencatat identitas tamu yang datang. Lebih dari itu, buku tamu juga digunakan untuk memberi kesempatan pengunjung menilai kualitas layanan yang didapatkan.
Kepala Dindik Jatim Saiful Rachman meyakini, inovasi ini akan membuat performa layanan di Dindik Jatim akan semakin meningkat. Sebab, pihaknya dapat sewaktu-waktu memberikan evaluasi terhadap desk pelayanan yang kurang maksimal.
“Dari survey pengunjung ini akan langsung terlihat penilaian indeks kepuasannya. Jika ada kekurangan, aakan terlihat apa kekurangannya dan itu bisa langsung kita evaluasi dalam apel setiap hari,” tutur Saiful.
Pihaknya mengaku, sejauh ini sejak pengelolaan SMA/SMK ditangani Dindik Jatim, jumlah kunjungan semakin meningkat. Ada ratusan tamu yang berkunjung untuk mengurus berbagai macam administrasi. Mulai dari kepangkatan guru, mutasi, administrasi bantuan, permintaan data dan informasi, bantuan hukum hingga pembinaan aparatur (Binap). “Setiap layanan itu ada desknya masing-masing. Jadi kita membutuhkan penilaian pengunjung agar layanan dapat terus ditingkatkan,” tutur Saiful.
Sekretaris Dindik Jatim Ramliyanto menambahkan, dalam buku tamu digital ini tamu harus mengisi identitas secara jelas. Bahkan, wajah serta fisik KTP akan terekam dalam kamera yang tersedia dihadapan monitor. “Tidak perlu mencatat lagi seperti buku tamu konvensional. Keberadaan tamu yang masih di dalam juga akan terdata sampai dia keluar,” kata dia.
Pada daftar tamu yang direkam, ada keterangan in yang menunjukkan tamu masih di dalam lingkungan dinas. “Kalau sampai lewat satu hari ada tamu yang belum menekan tombol out, berarti ada tamu yang menginap,” tuturnya lalu tertawa.
Ramli merinci, dalam pengisian survey pengunjung ada sembilan indikator yang akan dinilai. Antara lain prosedur layanan, kecepatan, kemudahan, kewajaran, standar pelayanan, kompetensi petugas, kesopanan/keramahan, kualitas sarana prasarana, dan pendapat terkait pengaduan. “Akan terlihat dari indikator itu mana yang paling rendah. Selanjutnya langsung bisa dievaluasi,” kata dia.
Kendati inovasi ini sangat diandalkan, Ramli tidak menyangkal ada kekurangan yang masih harus dibenahi. Salah satunya ialah tingkat antrian yang rawan terjadi saat tamu datang bersamaan. Karena itu, monitor buku tamu akan diintegrasikan dengan aplikasi android. Pengunjung yang ingin datang ke Dindik Jatim Jalan Gentengkali 33 Surabaya dapat mengisi identitasnya melalui aplikasi tersebut secara online. Selanjutnya, pada saat masuk pengunjung tersebut tinggal mengambil nomor antrian saja.
“Sekarang ini buku tamu sudah terintegraai dengan internet. Tinggal menambah fitur aplikasi sehingga pengunjung mudah mengisikan identitasnya,” pungkas Ramli. [tam]
