Surabaya, Bhirawa
Dokumen-dokumen penting terkait kebutuhan akademik di lingkungan sekolah seringkali masih berupa dokumen fisik atau kertas dan bahkan belum terorganisir dengan baik oleh pihak sekolah.
Padahal dokumen-dokumen tersebut sangat penting untuk kebutuhan administrasi sekolah, misalnya diperlukan sebagai bukti penunjang di lampiran akreditasi sekolah.
Berdasarkan hasil wawancara singkat dengan Kepala Sekolah TK AL-ISLAH di Gununganyar, kendala ini nyatanya memang tidak disangkal oleh para guru dan staffnya.
Ketika periode proses pengajuan akreditasi itu harus dilakukan, nyatanya banyak sekali data lampiran dokumendokumen pendukung yang harus disiapkan, sedangkan sudah menjadi permasalahan umum di sekolah manapun, bahwa seringkali keberadaan dokumen-dokumen pendukung akreditasi itu masih tercecer dan tersebar tidak pada tempatnya.
Salah satu cara yang diusulkan untuk mengatasi kesemrawutan keberadaan dokumen-dokumen di sekolah adalah dengan menyediakan satu wadah repositori untuk manajemen arsip dokumen.
Dengan kemajuan teknologi saat ini, tentunya manajemen arsip yang dimaksud di sini bukanlah penataan arsip dalam bentuk dokumen fisik atau kertas. Dokumen-dokumen yang akan diarsipkan di sini adalah dokumen dalam bentuk digital atau file.
Sebagai langkah awal pada kegiatan ini, sistem akan dirancang dan dibangun untuk melakukan arsip digital pada salah satu jenis saja dokumen pendukung lampiran akreditasi yaitu bukti kualifikasi pendidik dan tenaga kependidikan di sekolah.
Dokumen bukti ini merupakan lampiran yang dibutuhkan di standar 4 pada pengajuan akreditasi PAUD/TK yang mana penilaiannya mengacu pada 8 Standar Nasional Pendidikan (PERMENDIKBUD137/2014) dan berfokus untuk melihat kelengkapan dan kebenaran dokumen (compliance) lembaga yang terintegrasi dengan DAPODIK.
Ketua tim pengabdian Ibu Yisti Vita Via, S.ST, M.Kom berharap Sistem Repositori Arsip Digital yang dikembangkan oleh tim dosen UPN “Veteran” Jawa Timur ini mampu menyimpan dan manajemen dokumen-dokumen digital bukti kualifikasi pendidik dan tenaga kependidikan.
Perancangan sistem database pada aplikasi ini disesuaikan dengan kebutuhan lampiran administrasi pada akreditasi PAUD/TK standar 4. Semua dokumen-dokumen fisik bukti kualifikasi pendidik dan tenaga kependidikan ini nantinya akan digitalisasi dan tersimpan di database sistem repositori. Implementasi desain dari sistem repositori arsip digital ini dikembangkan dalam bentuk aplikasi berbasis web yang ramah pengguna sehingga memudahkan pengguna dalam manajemen setiap arsip dokumen digital. [gat]
